Dématérialiser ses processus administratifs
Ce que tu vas apprendre
- Distinguer la numérisation d’un document, la dématérialisation d’un processus et l’archivage électronique.
- Repérer les processus administratifs prioritaires grâce aux volumes, délais, ressaisies, validations et difficultés de suivi.
- Cartographier un circuit documentaire de la réception à la conservation, avec ses rôles, règles, exceptions et traces.
- Décrire les fonctions attendues d’une solution : collecte, vérification, validation, transmission, classement, conservation et traçabilité.
- Associer les utilisateurs, responsables administratifs, informatique et experts concernés au bon moment du projet.
- Comprendre les repères de fiabilité d’un document électronique et différencier validation interne et signature électronique.
- Cadrer, tester et ajuster un premier projet de dématérialisation avec les équipes.
Contenu du cours
Numériser, dématérialiser, archiver : ne pas confondre les gestes
Repérer un processus administratif qui mérite de passer au numérique
Suivre le document de sa réception à sa conservation
Cartographier les règles avant de choisir un outil
Associer les bonnes personnes au bon moment
Choisir des fonctions utiles plutôt qu’un outil “magique”
Comprendre quand un document électronique est fiable
Utiliser la signature électronique à bon escient
Classer et conserver sans perdre la preuve
Cadrer un premier projet de dématérialisation réalisable
Faire adopter le nouveau circuit par les équipes
Connectez-vous pour voir le programme complet
Description
Les factures papier qui circulent entre plusieurs services, les validations difficiles à suivre et les documents introuvables sont des situations fréquentes en gestion administrative. À travers le cas d’Aurore, coordinatrice administrative chez Atelier Feuille à Feuille, ce cours vous aide à transformer un circuit papier en processus numérique clair et maîtrisé. Vous apprendrez à observer un processus administratif de bout en bout, à identifier les points de blocage et à formaliser les étapes, les responsabilités, les règles de gestion et les traces à conserver. Le cours aborde également les fonctions utiles d’une solution de dématérialisation, les conditions de fiabilité d’un document électronique, ainsi que l’usage pertinent de la signature électronique. À la fin, vous saurez préparer un premier projet réaliste : choisir un périmètre prioritaire, définir un circuit cible, associer les bons interlocuteurs, organiser un test avec des documents réels et recueillir les retours pour faciliter l’adoption par les équipes.
Public cible
Salariés, assistants administratifs, secrétaires, coordinateurs, gestionnaires et responsables impliqués dans l’amélioration de circuits documentaires. Ce cours convient aux débutants qui souhaitent remplacer des échanges papier, des validations manuelles ou des classements dispersés par un fonctionnement plus fluide et traçable.
Questions fréquentes
