Les fondamentaux de la GED (Gestion Électronique des Documents)
Ce que tu vas apprendre
- Expliquer simplement ce qu’est une GED et la distinguer d’un simple dossier partagé.
- Identifier les fonctions clés d’une GED : numérisation, classement, recherche, workflow et archivage.
- Construire la logique d’un plan de classement adapté aux usages d’une équipe.
- Choisir des métadonnées utiles pour décrire, filtrer et retrouver un document.
- Comprendre comment transformer un document papier en document numérique classé, décrit et accessible.
- Suivre le cycle de vie d’un document, de son utilisation courante à sa conservation organisée.
- Utiliser le vocabulaire essentiel d’un projet GED : plan de classement, métadonnées, statut, cycle de vie et coffre-fort numérique.
Contenu du cours
GED ou simple dossier partagé ?
construire la logique d’un plan de classement
Nommer l’essentiel : utiliser les métadonnées pour décrire un document
Du papier au document exploitable
Du document actif au document conservé : comprendre cycle de vie, archivage et coffre-fort numérique
Connectez-vous pour voir le programme complet
Description
Retrouver la bonne version d’une validation client, savoir si elle est encore à traiter ou déjà validée, éviter les dossiers créés chacun de son côté : ce sont des situations courantes auxquelles une GED répond. À travers le cas de Maya, coordinatrice administrative de l’Atelier Pli Juste, ce cours vous aide à comprendre concrètement la gestion électronique des documents. Vous verrez pourquoi déposer un fichier sur un serveur ne suffit pas toujours, et comment une GED structure le parcours d’un document : numérisation, classement, description, recherche, circulation et conservation. Vous apprendrez à raisonner avec un plan de classement partagé, à sélectionner des métadonnées réellement utiles — client, type, date, statut ou version — et à retrouver un document sans connaître son emplacement exact. Le cours aborde également le cycle de vie documentaire, la différence entre document actif et document à conserver, ainsi que le rôle d’un coffre-fort numérique. Une formation accessible pour acquérir les repères et le vocabulaire nécessaires afin de participer plus sereinement à un projet GED ou d’améliorer l’organisation documentaire au quotidien.
Public cible
Débutants en gestion administrative, secrétariat, coordination, fonctions support ou équipes métier qui manipulent, classent, recherchent et partagent des documents. Convient aussi aux personnes amenées à participer à des échanges ou à un projet de GED, sans prérequis technique ni connaissance d’un logiciel particulier.
Questions fréquentes
